Служебное расследование в компании — пошаговая инструкция, сроки и юридические последствия

Обеспечение прозрачности бизнеса требует наличия внутри компании работающих комплаенс-механизмов. Именно они помогают своевременно выявлять нарушения со стороны сотрудников и предотвращать их повторение в будущем. Однако на практике компании регулярно сталкиваются с вопросом, как правильно установить виновных в конкретном инциденте и привлечь их к ответственности. Для этого существует процедура служебного расследования. В статье разберем, как грамотно оформить и провести такое расследование, чтобы впоследствии принятые в отношении работников меры были признаны обоснованными и законными.

Зачем нужны внутренние расследования

Внутреннее расследование — это проверка, инициируемая компанией для повышения эффективности своей деятельности и/или реагирования на поступившие сведения о нарушениях законодательства и внутренних политик. Поводом для проверки могут стать различные ситуации: сообщения об утечке коммерческой тайны, финансовых махинациях, неэтичном поведении работников внутри коллектива и т.д. Результаты грамотно проведенного внутреннего расследования позволяют зафиксировать нарушения, привлечь виновных работников к ответственности, а главное — выявить и устранить причины произошедшего.

Как подготовиться к расследованию

Рассказываем, какие шаги нужно предпринять, чтобы подготовиться к проведению внутреннего расследования.

Шаг 1. Проверить правовую базу

Перед началом внутреннего расследования нужно проверить, разработаны ли в компании ЛНА (локальные нормативные акты), регулирующие порядок расследования (Определение 8 КСОЮ от 17.12.2024 № 88-25584/2024).

Если такие акты есть, их нужно соблюдать. Нарушение установленного в ЛНА порядка расследования может повлечь признание мер, принятых в отношении работника, незаконными (Определение 1 КСОЮ от 10.12.2024 № 88-38270/2024).

Шаг 2. Сформировать комиссию

В состав комиссии по внутреннему расследованию могут входить как сотрудники компании (например, юрист, HR-специалист, сотрудник службы безопасности и др.), так и внешние консультанты.

Привлечение внешних специалистов может быть полезно для обеспечения прозрачности и беспристрастности расследования.

Шаг 3. Оформить расследование

Внутреннее расследование начинается с издания приказа. В документе фиксируют причину и цель проверки, состав комиссии, ее полномочия, доступ к информации, сроки расследования и порядок оформления итогов.

Если расследование не оформлено надлежащим образом, то суд может признать незаконными меры, которые применяют к работнику по его итогам (Апелляционное определение Челябинского облсуда от 25.11.2024 № 11-14541/2024).

С приказом о проведении расследования работника знакомить не нужно, поскольку формально он не связан с его трудовой деятельностью.

Шаг 4. Персональные данные работников

Если для внутреннего расследования подключаются внешние консультанты (например, юристы или аудиторы) — передать им персональные данные работников возможно, но только на законных основаниях.

Идеальный вариант — согласие работника на обработку его персональных данных с указанием третьих лиц, которым будут передаваться данные (Определение 6 КСОЮ от 04.04.2024 № 88-7796/2024). Этот вариант подойдет, если вы заранее знаете, к каким внешним консультантам будете обращаться, и получите письменное согласие работника на передачу его данных внешним консультантам (третьим лицам) заранее, например, при приеме на работу (абз. 2 ч. 1 ст. 88 ТК РФ).

Если согласия нет, есть два варианта передачи данных внешним консультантам:

Издать приказ, указав внешних специалистов в качестве представителей работодателя, и выдать им соответствующие доверенности. В этом случае они формально перестают быть третьими лицами, и дополнительное согласие работника на передачу данных не требуется.
Обрабатывать персональные данные работников для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц (п. 7 ч. 1 ст. 6 ФЗ «О персональных данных»). Вариант менее надежный, но часто используемый на практике.

Как быть с сотрудником на время расследования

Проведение внутреннего расследования в компании — это не основание для отстранения по ст. 76 ТК РФ. Перечень оснований по этой норме закрытый, и внутреннее расследование в него не входит (например, Определение 2 КСОЮ от 19.11.2024 № 88-27750/2024).

Если присутствие работника мешает проверке, допустимы альтернативные меры:

отозвать доверенности, если они были выданы работнику;
отключить доступ к почте, IT-системам, базам данных и т.д. (Определение 4 КСОЮ от 16.08.2022 № 88-19420/2022), но в таком случае работник должен иметь возможность выполнять работу другим способом (например, работать с документами или готовить отчеты);
отправить в дополнительный оплачиваемый отпуск (Определение 3 КСОЮ от 04.12.2024 № 88-25559/2024);
изменить график отпусков — по договоренности, одностороннее изменение может быть оспорено работником (АО Свердловского облсуда от 24.02.2025 № 2-5474/2024);
оформить простой — только при наличии объективных причин, самого факта расследования будет недостаточно (АО Владимирского облсуда от 15.03.2022 № 33-628/2022);
направить в длительную командировку — если нет установленных законом ограничений (например, для беременных женщин командировки запрещены, а для работников с маленькими детьми требуется согласие и отсутствие медицинских противопоказаний).

Также можно временно отстранить работника от управления подчиненными или от иных руководящих полномочий, если он будет продолжать выполнять другие свои обязанности, получать задания и т.д. (Определение 2 КСОЮ от 23.07.2024 № 88-15697/2024).

Как провести внутреннее расследование в компании: инструкция

После подготовки начинается ключевой этап — сама служебная проверка. Здесь важно не только выяснить, что произошло, но и сделать это так, чтобы результат имел юридическую силу. Ошибки в деталях могут свести на нет даже очевидные доказательства. Ниже — последовательность шагов, которую стоит соблюдать.

Шаг 1. Провести с работником беседу (интервью)

Руководитель организации или уполномоченное лицо должны пригласить работника на интервью лично или по корпоративной электронной почте.

Важно учитывать, что сотрудник может отказаться от беседы. Неявка на назначенную встречу может рассматриваться как дисциплинарный проступок, но не означает автоматического признания вины. Расследование на этом этапе прекращать нельзя, поскольку необходимо объективно доказать причастность конкретного работника.

Шаг 2. Собрать информацию

Один из наиболее актуальных вопросов — можно ли получить доступ к ноутбуку, телефону и другому рабочему оборудованию сотрудника для сбора информации.

Компания вправе проверять корпоративные устройства, которые были предоставлены работнику для выполнения его должностных обязанностей, поскольку они являются собственностью работодателя.

В некоторых случаях суды признают доступ к корпоративным устройствам законным только при наличии соответствующих положений в ЛНА, с которыми работники ознакомлены (Определение 2 КСОЮ от 17.12.2024 № 88-32593/2024). Если таких положений нет — действия компании могут быть признаны дискриминацией работника (Определение 1 КСОЮ от 30.11.2021 № 88-30077/2021). Однако данная позиция является скорее исключением.

С учетом противоречивой судебной практики работодателю стоит заранее урегулировать порядок предоставления доступа к корпоративным устройствам и контроля за их использованием, в том числе:

утвердить перечень корпоративных ресурсов, используемых в рабочих целях;
определить цели использования ресурсов компании;
запретить использование корпоративных ресурсов в личных целях;
ограничить использование личных устройств в рабочих целях;
закрепить право компании на доступ к корпоративным ресурсам в любое время;
определить примеры недопустимого использования.

Такую процедуру можно закрепить в отдельной политике допустимого использования (Acceptable Use Policy) либо включить в ПВТР или иные ЛНА.

Личные устройства можно проверять либо по решению суда и правоохранительных органов (Определение 7 КСОЮ от 11.08.2022 № 88-12641/2022), либо с согласия работника (Определение 4 КСОЮ от 02.08.2023 № 88-27036/2023).

Шаг 3. Составить акт о проведенном расследовании

Для систематизации полученной информации и подтверждения самого факта проведения внутреннего расследования необходимо оформить итоговый акт. Дата его составления будет отправной точкой для исчисления срока привлечения работника к ответственности.

Кроме того, акт можно использовать в ходе возможных последующих судебных споров с работником как доказательство его вины в установленных нарушениях (Определение 1 КСОЮ от 13.06.2023 № 88-18847/2023).

В акте о проведенном расследовании следует отразить:

основание и повод проверки, состав комиссии;
сведения о работнике и нарушении;
установленные обстоятельства и мотивы деяния, форму вины;
характер и размер ущерба, причинно-следственную связь;
выводы комиссии и рекомендуемые меры.

Нужно ли выдавать работнику материалы внутреннего расследования

В ряде случаев независимо от результатов расследования работники просят предоставить им документы, составившие материалы внутреннего расследования. Для обоснования своего требования они ссылаются на ст. 62 ТК РФ, обязывающую работодателя выдавать документы, связанные с работой, и их копии.

Обычно документы, рассматриваемые и составляемые комиссией в ходе внутреннего расследования, содержат чувствительную, а порой и коммерчески значимую для компании информацию. Немногие работодатели готовы делиться такими сведениями с ненадежными сотрудниками.

Суды по данному вопросу придерживаются разных подходов:

в большинстве случаев суды отказывают работникам в получении материалов внутреннего расследования, поскольку они изначально предназначены для служебного пользования, правовых последствий для конкретного работника не порождают и из-за этого не подлежат обжалованию, а также могут содержать коммерческую тайну (Определения 8 КСОЮ от 10.09.2024 № 88-18531/2024, 6 КСОЮ от 22.02.2024 № 88-5501/2024);
в ряде случаев требование работника о выдаче материалов внутреннего расследования признается законным, если документы не содержат конфиденциальную информацию (Определение 7 КСОЮ от 09.11.2023 № 88-19223/2023);
в отдельных делах встречается позиция, что работник по ст. 62 ТК РФ вправе получить все материалы внутреннего расследования, даже если они содержат коммерческую тайну (Апелляционное определение Суда ХМАО-Югры от 17.12.2024 № 33-7788/2024).

Таким образом, если материалы расследования содержат конфиденциальную информацию или персональные данные других работников, доступ к которой вы бы не хотели предоставлять работнику, то можно ответить отказом на его запрос и полагаться на положительную судебную практику.

Независимо от принятого по итогам расследования решения в отношении работника (увольнение, привлечение к ответственности), необходимо сообщить ему об итогах в той части, которая его касается. Например, сведения о проступке и его последствиях могут быть отражены в приказе о применении дисциплинарного взыскания, с которым работник должен быть ознакомлен. При этом предоставлять ему доступ к материалам служебного расследования не требуется — они предназначены исключительно для внутреннего использования.

Условия для привлечения работника к ответственности по итогам внутреннего расследования

Трудовое законодательство устанавливает строгий порядок привлечения работников к ответственности за допущенные нарушения. Несоблюдение процедуры само по себе может стать основанием для признания примененных мер незаконными в случае судебного разбирательства.

Дисциплинарная ответственность

Согласно статье 193 Трудового кодекса РФ, дисциплинарное взыскание можно применить:

не позднее одного месяца с момента, когда работодатель узнал о проступке;
не позднее шести месяцев со дня его совершения;
не позднее двух лет — если проступок выявлен по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудита в случаях, предусмотренных федеральным законодательством;
не позднее трех лет — если речь идет о нарушениях антикоррупционного законодательства (без учета времени производства по уголовному делу).

Днем обнаружения проступка считается дата, когда о нем стало известно руководителю работника (п. 34 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2). Однако в судебной практике встречаются разные позиции о том, когда работодателю становится известно о нарушении:

в день поступления первичного сообщения о возможном нарушении (Определение 2 КСОЮ от 15.02.2024 № 8Г-2175/2024);
с даты окончания служебного расследования, если именно оно установило вину (Определение 1 КСОЮ от 08.07.2024 № 88-19984/2024);
со дня вступления в силу судебного акта — за хищение, растрату, установленные приговором или постановлением судьи (Определение 8 КСОЮ от 04.02.2025 № 88-2612/2025).

Таким образом, чтобы не пропустить срок привлечения работника к ответственности, его следует считать с даты, когда руководителю стало известно о проступке, независимо от формы получения такой информации, а также проверять актуальную судебную практику для похожих ситуаций. В частности, если проводится расследование, то срок исчисляется с даты окончания расследования, когда информация о проступке и причастных лицах стала достоверно известна руководителю.

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. У него есть два рабочих дня на ответ. Игнорирование запроса работодателя или отказ в даче объяснений оформляются соответствующим актом (ст. 193 ТК РФ).

Судебная практика подчеркивает:

получение объяснений у работника по телефону незаконно (Определение 6 КСОЮ от 23.05.2024 № 88-12243/2024);
запрос объяснений во время больничного — основание для признания взыскания незаконным (п. 7 Обзора судебной практики, утв. Президиумом ВС от 09.12.2020);
если работник отказался дать объяснения и был уволен до истечения двух рабочих дней с момента их истребования, увольнение признается неправомерным (Определение 4 КСОЮ от 31.05.2023 № 88-17019/2023).

Пример. HR-директор компании «Лютик» направил запрос о предоставлении объяснений работнику, который в тот же день отказался от этого. Компания не стала ждать окончания 2 рабочих дней и оформила увольнение за прогул. Результат: суд признал увольнение незаконным, обязал восстановить работника и выплатить средний заработок за время вынужденного прогула.

Далее работодателю необходимо принять решение, какое дисциплинарное взыскание применить к конкретному работнику. Напомним, что ст. 192 ТК РФ устанавливает по общему правилу следующие виды дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение при наличии оснований — по выбору работодателя (Определение 2 КСОЮ от 12.03.2024 № 88-3426/2024).

На практике работодатель помимо установления факта нарушения и вины работника обязан учесть тяжесть проступка, наличие / отсутствие от него негативных последствий для компании, личность конкретного работника и его предшествующее отношение к труду.

Даже если у работодателя имеются формальные основания для увольнения нарушителя, в пользу работника могут сыграть следующие факторы:

неоднократное привлечение к дисциплинарной ответственности за короткий период (суд может посчитать, что работодатель слишком часто привлекал работника к ответственности специально, чтобы уволить);
отсутствие ранее дисциплинарных взысканий;
положительные характеристики и результаты работы (премии, благодарности, грамоты и т.д.);
социальный и экономический статус работника (пенсионный возраст, наличие несовершеннолетних детей, финансовые обязательства и пр.).

Пример. Менеджера логистической компании «Ромашка» уволили за неоднократное неисполнение трудовых обязанностей при наличии непогашенного выговора. Суд признал дисциплинарное взыскание несоразмерным: в прошлые годы работник к ответственности не привлекался. Кроме того, у него есть двое несовершеннолетних детей, для которых он единственный кормилец.

Руководители компаний нередко требуют немедленно уволить сотрудника, совершившего проступок, с формулировкой «в связи с утратой доверия». Однако применить эту меру на практике не так просто — закон предъявляет к ней ряд строгих требований.

Для увольнения по указанному основанию необходима совокупность факторов (п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, Постановление Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2, Обзор судебной практики, утв. Президиумом ВС РФ 09.12.2020):

обнаружена недостача товарно-материальных ценностей;
доказана причастность и вина работника в произошедшем;
работник непосредственно обслуживал товарно-материальные ценности (например, заведующий складом, администратор и другие работники, которые осуществляют прием, хранение, транспортировку, распределение ТМЦ).

Материальная ответственность

Чтобы привлечь работника к материальной ответственности по итогам внутреннего расследования, работодатель должен доказать:

наличие прямого действительного ущерба и его размер;
вину конкретного работника, противоправность действий работника и причинно-следственную связь между деянием и причиненным ущербом;
отсутствие обстоятельств, исключающих привлечение к материальной ответственности, предусмотренные ст. 239 ТК РФ (например, нормальный хозяйственный риск).

Прежде чем принять решение о взыскании ущерба с конкретных сотрудников, работодатель обязан провести проверку для установления его размера и причин возникновения — даже если ранее уже проводилось внутреннее расследование. Результаты расследования могут существенно упростить этот процесс и лечь в основу проверки.

Обязательным этапом является истребование у работника письменного объяснения причин произошедшего — даже в случае его увольнения. Если работник отказывается предоставить объяснение или уклоняется от этого, составляется соответствующий акт.

За причиненный ущерб работник несет материальную ответственность в пределах своего среднего месячного заработка. В ряде случаев, предусмотренных законом, может применяться полная материальная ответственность — например, если ущерб был причинен умышленно (ст. 243 ТК РФ).

Варианты взыскания с работника ущерба:

Удержание из зарплаты — если сумма не превышает средний месячный заработок. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера ущерба.
Добровольное соглашение о возмещении ущерба полностью или частично (допускается рассрочка платежа).
Взыскание через суд — если работник отказывается платить, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию, превышает средний месячный заработок (в течение года со дня обнаружения ущерба).

Увольнение по соглашению сторон и по инициативе работника: простая альтернатива?

Многие работодатели по итогам внутреннего расследования предпочитают не привлекать работника к дисциплинарной или материальной ответственности и не обращаться в правоохранительные органы, а оформить увольнение по соглашению сторон или по собственному желанию работника.

Однако при увольнении по этим основаниям работодатель должен соблюдать ряд требований, выработанных актуальной судебной практикой.

При увольнении по соглашению сторон:

сообщить работнику об итогах расследования в части, касающейся работника;
предложить работнику рассмотреть увольнение по соглашению сторон;
дать возможность работнику связаться с его юристом (при желании);
учесть предложения работника по условиям соглашения;
не угрожать увольнением «по статье» и уголовной ответственностью;
дать возможность ознакомиться с соглашением и задать вопросы;
разъяснить последствия увольнения.

При увольнении по инициативе работника:

сообщить работнику об итогах расследования в части, касающейся работника;
рассмотреть предложение работника об увольнении по собственному желанию;
не увольнять работника в день получения заявления, а предоставить несколько дней для обдумывания;
разъяснить, что отказ от увольнения по инициативе работника не повлечет увольнение «по статье» и уголовную ответственность;
выяснить причины увольнения (оно должно быть связано с решением работника, а не с угрозами и негативными последствиями);
разъяснить последствия увольнения.

К сожалению, даже увольнения по соглашению сторон или по собственному желанию нередко оспариваются работниками в суде. Чтобы такое увольнение было признано законным, необходимо строго соблюдать указанные требования. В противном случае суд может квалифицировать его как вынужденное — совершенное под давлением или без действительного волеизъявления работника.

Работники также могут вести аудиозапись переговоров, при этом они могут не предупреждать других участников об этом (Определение СК по гражданским делам ВС РФ от 06.12.2016 № 35-КГ16-18). Работодатель может попросить не записывать разговор, но работник не обязан следовать этой просьбе. Поэтому важно не оказывать давление на работника, разъяснять последствия увольнения, отвечать на его вопросы и т.д., иначе он сможет использовать аудиозапись в суде в качестве доказательства против работодателя.

Когда стоит привлечь профессионалов

На практике возникают ситуации, когда лучше заручиться юридической поддержкой. В каких случаях мы это рекомендуем:

инцидент серьезный или нестандартный (утечка данных, хищение, сговор);
в компании нет прописанного и отработанного на практике порядка расследований;
предстоит увольнение по спорному основанию;
есть сомнения в корректности документов и процедур.

При данных обстоятельствах помощь сторонних специалистов позволяет соблюсти закон и избежать ошибок, которые могут обернуться судебными спорами и репутационными потерями.